Как пользоваться терминалом для оплаты: понятная пошаговая инструкция

Дата публикации: 26.09.2025

Банковский терминал сегодня есть почти в каждом магазине, аптеке или кафе. Для покупателя это привычный способ оплаты, а для продавца — важный элемент работы. Чтобы не возникало ошибок и задержек, нужно понимать, как устроен терминал, как его правильно настроить и что делать в нестандартных ситуациях.

• Что такое POS-терминал и как он взаимодействует с эквайером и банком
• Виды терминалов для бизнеса: стационарные, мобильные, смарт и SoftPOS — какой выбрать продавцу
• Первичная настройка и подключение
• Ежедневная работа с терминалом — стандартная процедура продавца
• Возвраты, отмены и спорные операции

POS-терминал (Point of Sale — «точка продаж») — это устройство для приема безналичных платежей по картам и смартфонам.

1. Покупатель прикладывает карту, вводит пин-код или подтверждает оплату телефоном
2. Терминал отправляет данные через защищенный канал в банк-эквайер — организацию, которая обслуживает терминалы
3. Эквайер передает запрос в банк клиента
4. Если на карте достаточно средств, банк подтверждает операцию, и деньги списываются

Вся цепочка занимает секунды, но в ней участвуют сразу несколько участников: терминал, эквайер, банк покупателя и международная платежная система.

Как выбрать терминал для бизнеса в 3 шага

1. Определите формат работы
   • для стационарной торговой точки с кассой  подойдет стационарный или смарт-терминал
   • для продаж «в поле» или доставки лучше мобильный или SoftPOS
      
2. Оцените объём продаж
   • при большом потоке клиентов подойдет надежный стационарный или смарт-терминал
   • если у вас несколько операций в день достаточно мобильного терминала или SoftPOS.
3. Сравните бюджет и удобство
   • если важно сэкономить на старте — выбирайте SoftPOS
   • если нужен комплекс «касса + терминал» — смарт-терминал
   • если главное — скорость и стабильность — стационарный терминал

Перед тем как терминал начнет принимать платежи, нужно правильно его подключить и проверить работу. Ошибки на этом этапе могут привести к отказам в оплате или проблемам с отчетностью.

Чек-лист при первом включении: питание, сеть, связь с эквайером

• Питание — подключите стационарный терминал к розетке или убедитесь, что аккумулятор мобильного устройства заряжен.
• Интернет — настройте соединение: это может быть кабель, Wi-Fi или мобильная сеть.
• Дата и время — проверьте, чтобы устройство синхронизировало часы, без этого банк может отклонить операцию.
• Связь с эквайером — терминал должен выйти на сервер обслуживающего банка и загрузить параметры. Обычно это видно по тестовому сообщению или напечатанному пробному чеку. Попробуйте провести условную операцию на минимальную сумму, чтобы убедиться, что связь стабильна.

Интеграция с кассой (ККТ) и фискализация — что нужно проверить

Если в точке продаж используется онлайн-касса (ККТ), терминал должен работать в связке с ней. Это необходимо для корректной фискализации и передачи данных в налоговую.

Проверьте:

• передается ли сумма покупки с кассы на терминал автоматически
• пробивается ли чек корректно — с указанием способа оплаты «карта»
• фиксируется ли информация в фискальном накопителе и отправляется ли оператору фискальных данных (ОФД)
• совпадают ли суммы на кассе и терминале при сверке

Если синхронизация не настроена, возможны ошибки: касса покажет наличный расчет, а терминал — оплату картой. В результате отчетность не сойдется, и налоговая может задать вопросы.

Когда терминал настроен, основная задача продавца — корректно принимать платежи и фиксировать их в отчетности. Процедура простая, но требует внимательности.

Как правильно вводить сумму и запускать платеж — алгоритм действий

1. Введите сумму покупки вручную или дождитесь ее автоматической передачи с кассы
2. Попросите покупателя приложить карту, вставить ее в слот или поднести смартфон/часы
3. Если сумма превышает лимит бесконтактной оплаты, клиент вводит пин-код
4. Дождитесь сигнала терминала и сообщения «Операция одобрена»
5. Убедитесь, что чек распечатался или электронное подтверждение сформировалось

Печать чеков, выдача подтверждений и ведение отчетности в магазине

Обычно терминал печатает два чека: один выдается клиенту, второй остается у продавца для отчетности. В случае SoftPOS или терминалов без принтера чек можно отправить клиенту по смс или email. Копии чеков стоит хранить до закрытия смены и сверки с кассой. Это поможет при возвратах или спорных ситуациях.

Закрытие смены и формирование Z-отчетов

В конце рабочего дня продавец обязан закрыть смену.

1. На терминале запускается Z-отчет — сводный документ обо всех операциях за день
2. Суммы сверяются с данными кассы. Если есть расхождения, их нужно сразу зафиксировать и разобраться в причине
3. Z-отчет сохраняется в системе и печатается на бумаге (если предусмотрено)
4. Копия отчета хранится вместе с кассовой документацией для бухгалтерии

Закрытие смены — это не формальность, а защита от ошибок. Если его пропустить, на следующий день могут появиться некорректные данные в кассовом учете.

Ошиблись в сумме, клиент передумал, платеж «завис» — такое бывает. Важно понимать разницу между отменой (void) и возвратом (refund) и уметь грамотно оформить спор. Ниже — пошаговые инструкции.

Разница между void и refund — пошагово для продавца

Void (отмена операции) — аннулирование платежа в день покупки, пока расчеты еще не ушли в клиринг, обычно до закрытия смены. Деньги фактически не списываются.

Refund (возврат) — возврат после списания. Деньги уходят обратно на карту клиента как отдельная операция.

Когда делать void: ввели не ту сумму, клиент отказался сразу, пробили платеж по ошибке — и заметили это здесь и сейчас.

Когда делать refund: товар возвращен позже, смена уже закрыта, или платеж точно прошел и отразился в отчетах.

Как оформить void (отмену)

1. Не закрывая смену, откройте меню терминала: «Отмена/Void/Отозвать операцию»
2. Найдите последнюю транзакцию — обычно нужна та же карта, которой платили.
3. При необходимости введите пароль менеджера
4. Подтвердите отмену, дождитесь чека «Отмена/Void.
5. Если чек продажи уже пробит на кассе — оформите отмену чека или возврат прихода на ККТ, чтобы фискальные данные сошлись
6. Выдайте клиенту чек отмены и сохраните копию в отчет

Как оформить refund (возврат)

1. Проверьте документы: чек, товар, основание возврата
2. На кассе пробейте «возврат» с причиной, введите сумму
3. Проведите ту же карту клиента — это обычное требование эквайера
4. Распечатайте чек возврата и отдайте клиенту
5. Предупредите: зачисление обычно занимает от нескольких дней — зависит от банка клиента и платежной системы

Чего нельзя делать:

• возвращать наличные при безналичной оплате
• делать возврат на другую карту, если эквайер не разрешает
• просить у клиента пин-код или полные данные карты
• оставлять возврат без чека и записи в отчете

Алгоритм действий при спорном платеже и как оформить претензию

Типовые ситуации: «списали дважды», «операция отклонена, но деньги ушли», «неверная сумма», «чек есть, а оплаты нет».

1. Быстрая проверка на месте
   • уточните у клиента дату, время и сумму, попросите чек или выписку из смс
   • сверьте операции в терминале и на кассе за этот период.
   • если вы нашли дубль или ошибку — сразу делайте void (если возможно) или refund
2. Если у вас всё сходится, а у клиента «списание в ожидании»
   • объясните, что это может быть временная блокировка средств, банк снимет блокировку автоматически после проверки
   • предложите оформить заявление, чтобы ускорить разбор
3. Оформление претензии в эквайер

   Подготовьте пакет:

   • заявление от клиента (ФИО, контакты, дата и сумма, последние 4 цифры карты, номер чека, код авторизации/RRN/ARN, ID терминала)
   • копии чеков (продажи, отмены/возврата), Z-отчет за смену, при наличии — фото экрана с ошибкой
   • внутреннюю сверку по кассе за период

Передайте материалы в банк-эквайер через личный кабинет, email или поддержку и зафиксируйте номер обращения. Сообщите клиенту, что банк проведет проверку по правилам платежной системы и даст официальный ответ в пределах нескольких недель.

Профилактика проблем

• Всегда вслух называйте сумму перед оплатой
• Не торопитесь при вводе суммы, проверяйте на экране
• Закрывайте смену ежедневно и храните Z-отчеты
• Обновляйте ПО терминала и кассы
• Обучайте персонал разнице между void и refund