Электронная подпись: как сделать, для чего нужна

Дата публикации: 11.09.2025

Электронная подпись (ЭП) сегодня нужна почти каждому — от студента до предпринимателя. С ее помощью можно подписывать документы онлайн, пользоваться госуслугами и работать с банками не выходя из дома. Разберемся, что это за инструмент, какие бывают виды подписи и как ее оформить.

• Что такое электронная подпись и для чего она нужна
• Чем электронная подпись отличается от обычной
• Виды электронной подписи
• Как получить электронную подпись
• Сколько стоит электронная подпись
• Проверка подлинности электронной подписи
• Как защитить и что делать при утере ЭП
• Срок действия и продление электронной подписи

Электронная подпись — это цифровой аналог обычной подписи. Она подтверждает, что документ действительно подписали вы, а его содержимое никто не изменил после подписания.

Электронная подпись используется для:

• онлайн-подачи документов — например, деклараций в налоговую или заявлений на Госуслугах
• участия в электронных торгах и тендерах
• регистрации бизнеса и получения лицензий
• подписания договоров и отчетности без бумажных оригиналов

Главная цель ЭП — упростить обмен документами и сделать его безопасным, чтобы не нужно было лично встречаться или пересылать бумаги.

Обычная подпись ставится на бумаге. Ее проверяют, сравнивая с образцом. Электронная подпись — это набор закодированных данных, который закреплен за конкретным человеком или организацией и проверяется с помощью криптографических алгоритмов.

Преимущества и надежность

• Быстрое подписание и отправка документов без личных встреч
• Экономия на бумаге, пересылке и хранении
• Контроль: видно, кто и когда подписал документ
• Криптографическая защита и проверка целостности документа
• Сертификат удостоверяющего центра подтверждает личность
• Сложно подделать при правильном хранении ключа

Доступ к электронным сервисам

ЭП открывает доступ к большому списку госуслуг и сервисов.

• Налоговая отчетность. Предприятия и ИП обычно отправляют декларации и отчеты с квалифицированной подписью.
• Госуслуги и ведомственные порталы. Для официальной электронной отчетности и некоторых операций требуется квалифицированная подпись.
• Электронные торги и госзакупки. Участие в торгах и подписание коммерческих или госконтрактов требует надежных электронных подписей.
• Банковские и корпоративные операции. Для подписания договоров и доступа к бизнес-сервисам банки и контрагенты могут требовать квалифицированную ЭП.
• Регистрация компаний и сделок с недвижимостью. Много процедур можно завершить полностью онлайн с помощью ЭП.

Существует простая, неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись. Они отличаются уровнем защиты и сферой применения.

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись подтверждает личность через пароль и код из смс. Она не шифрует документ, а лишь показывает, что действие выполнили именно вы.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись использует криптографию — документ получает уникальный цифровой код, который меняется при любой правке. Такая подпись гарантирует, что файл не редактировали, но юридическую силу она имеет только в том случае, когда стороны договорились приравнивать ее к рукописной. Применяется в корпоративных системах, внутри компаний или между партнерами, где стороны доверяют друг другу.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами. Имеет полную юридическую силу — приравнивается к подписи на бумаге. Используется для подачи отчетности в ФНС, работы в системе госзакупок, регистрации недвижимости, участия в торгах, подписания официальных договоров.

Физлицам

• Простая электронная подпись — оформляется прямо на сайте сервиса. Достаточно регистрации и подтверждения телефона или e-mail.
• Квалифицированная электронная подпись — через аккредитованный удостоверяющий центр. Понадобятся паспорт, СНИЛС, ИНН. Подпись выдадут на защищенном носителе.

Индивидуальным предпринимателям

Квалифицированная подпись оформляется в удостоверяющем центре или онлайн. Требуются паспорт, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.

Юридические лица

• Подпись оформляет руководитель или уполномоченный сотрудник по доверенности
• Нужны: паспорт, СНИЛС, ИНН, ОГРН, уставные документы
• Для некоторых услуг, например, участия в госзакупках, подпись должна быть выдана именно на руководителя

ПСБ является доверенным лицом УЦ ФНС России и бесплатно оформляет КЭП для бизнеса без посещения налоговой — достаточно подать заявку на сайте.

Стоимость зависит от типа подписи и места оформления.

• Простая электронная подпись — всегда бесплатно.
• Неквалифицированная ЭП — до 2000 ₽. Цена зависит от поставщика услуги или ПО, а также от носителя: файл или токен.
• Квалифицированная ЭП — до 5000 ₽ в год. В стоимость входит сертификат и защищенный носитель: токен или смарт-карта. В ПСБ квалифицированная подпись выдается бесплатно при наличии сертифицированного USB-носителя.

Для бизнеса расходы выше: иногда нужно несколько подписей для разных сотрудников, плюс покупка или аренда программного обеспечения для работы с ЭП.

Проверить, работает ли электронная подпись и не изменился ли документ после подписания, можно несколькими способами.

• На Госуслугах — в разделе проверки подписи
• Через ПО — специальные программы позволяют проверить и документ, и сам сертификат, например, сервис «Криптопро»

При проверке важно учитывать:

• срок действия сертификата (просроченная подпись считается недействительной)
• статус сертификата в реестре удостоверяющего центра (если он отозван, подпись не имеет силы)

• Храните ключи только на защищенных носителях: токен, смарт-карта, облачное хранилище с двухфакторной защитой
• Не передавайте носитель и пароль третьим лицам
• Используйте сложные пароли и меняйте их регулярно
• Делайте резервную копию ключа, если это допускает тип подписи

Что делать при утере или раскрытии информации ЭП

1. Немедленно обратитесь в удостоверяющий центр, который выдал подпись
2. Заявите об отзыве сертификата — это аннулирует подпись и защитит от злоупотреблений
3. Оформите новый сертификат и ключ
4. Сообщите о замене подписи контрагентам или госорганам, с которыми вы работаете

Электронная подпись действует ограниченное время — обычно 1 год с момента выдачи сертификата. Срок указывается в самом сертификате и зависит от требований удостоверяющего центра или сервиса, где используется ЭП.

Что важно знать:

• по истечении срока сертификат автоматически становится недействительным — даже если ключ остался на руках
• продлить действие подписи можно, обратившись в тот же удостоверяющий центр за новым сертификатом
• некоторые центры позволяют продлить ЭП удаленно, но иногда необходимо личное посещение для проверки документов
• если срок истек, ЭП нужно оформлять заново — с полным пакетом документов и оплатой услуги

Чтобы не пропустить окончание действия, многие центры отправляют напоминания по email или смс за несколько недель до истечения срока.