Сервис «Авансовые отчеты»

В зависимости от должности и полномочий пользователя в личном кабинете ПИЛКС можно выбрать соответствующую роль с определенным функционалом: администратор, бухгалтер, сотрудник или руководитель. При этом один пользователь может совмещать несколько ролей, если ему нужен доступ к разным сценариям работы

• Администратор создает личный кабинет компании в ПИЛКС и добавляет пользователей
• Бухгалтер добавляет и удаляет пользователей, проверяет отчеты, возвращает их на доработку, принимает или отклоняет, а также выгружает данные в 1С. Если в компании есть номинальные сотрудники, бухгалтер может загружать чеки и формировать отчеты от их имени
• Сотрудник добавляет документы, создает отчеты и отправляет их на проверку
• Руководитель проверяет отчеты: принимает, отклоняет или возвращает на доработку
• Номинальный сотрудник — это сотрудник без доступа к ПИЛКС, от имени которого нужно вести отчетность. Операции за него выполняет бухгалтер: загружает чеки и создает отчеты

Cкачайте файл расширения для 1С в разделе «Интеграция с 1С» и установите его по инструкции из этого же раздела. После установки откройте нужный отчет в ПИЛКС, нажмите в правом верхнем углу на значок выгрузки и выберите «Отчет для 1С». Скачайте файл на компьютер и загрузите его в 1С через установленное расширение

Номинальный сотрудник — это сотрудник без доступа к ПИЛКС, от имени которого нужно вести отчетность. Чеки и отчеты за него добавляет сотрудник с ролью «бухгалтер»

Номинальный сотрудник появляется в компании в двух случаях:

1. При добавлении нового сотрудника выбрали отметку «Номинальный сотрудник»
   После создания номинального сотрудника бухгалтер сможет загружать чеки и создавать отчеты от его имени. При добавлении чека в разделе «Операции» появится окно выбора сотрудника. А в разделе «Отчеты» появится вкладка «Номинальные сотрудники», где бухгалтер сможет создавать отчеты от имени такого сотрудника. Новый номинальный сотрудник учитывается в количестве подключенных пользователей компании
2. Сотрудник удалился из компании, но в сервисе остались его чеки и отчеты, которые могут пригодиться для работы
   Такой сотрудник не учитывается в количестве подключенных к компании пользователей. Бухгалтер сможет завершить проверку его чеков и создать отчеты по уже загруженным документам, но добавить новые чеки от имени удаленного номинального сотрудника нельзя

В зависимости от должности и полномочий пользователя в личном кабинете ПИЛКС можно выбрать соответствующую роль с определенным функционалом: администратор, бухгалтер, сотрудник или руководитель. При этом один пользователь может совмещать несколько ролей, если ему нужен доступ к разным сценариям работы

• Командировочный авансовый отчет
  Включает расходы сотрудника в командировке, а также суточные по России и за ее пределами. Суточные указываются при формировании отчета и рассчитываются автоматически с учетом типа командировки и количества дней. Если в компании действует другая ставка суточных, сотрудник может изменить итоговую сумму вручную. Бухгалтер также может заполнить или скорректировать эти данные при согласовании отчета.
• Представительский авансовый отчет
  Включает расходы на официальные приемы, переговоры и другие мероприятия для развития деловых отношений
• Авансовый отчет по хозяйственной деятельности
  Включает расходы на производство продукции, оказание услуг, выполнение работ, закупку офисных и канцелярских принадлежностей, а также другие расходы для хозяйственной деятельности
• Авансовый отчет по материалам
  Включает расходы на покупку сырья и материалов, которые используются при выполнении работ, образуют их основу или нужны как компонент при выполнении работ