Фонд оплаты труда: что это такое и как его считать

ФОТ — это общая сумма денег, которую предприятие тратит на оплату труда всех сотрудников за определенный период, будь то месяц, квартал или год. В отличие от чистой зарплаты (ФЗП) в ФОТ учитываются все расходы, связанные с трудовой деятельностью: не только базовая ставка, но и премии, бонусы, налоги, а также социальные выплаты, такие как больничные и отпуска.

Знать размер ФОТ необходимо при планировании бюджета компании. Он позволяет понять, насколько эффективно используется рабочая сила.

• Что входит в фонд оплаты труда
• Отличие фонда оплаты труда от фонда заработной платы
• Как планировать и анализировать ФОТ
• Способы оптимизации ФОТ
• Учитываются ли премии и разовые бонусы в ФОТ
• Входит ли в смету ФОТ оплата сверхурочных, ночных и праздничных
• Как учитывать больничные и декретные в ФОТ
• Включает ли фонд оплаты труда налоги

Чтобы понять, как посчитать фонд оплаты труда и правильно отразить его в смете, сначала нужно разобраться, какие выплаты включаются в этот показатель.

Обязательные выплаты

Оклад сотрудников — это основная составляющая фонда оплаты труда. Это сумма, которую каждый работник получает за свою работу.

Кроме оклада, в ФОТ включаются и дополнительные выплаты, которые делают зарплату более гибкой и соответствующей результатам. К таким выплатам относятся премии и бонусы, которые могут быть как фиксированными, так и переменными. Бонусы начисляются за выполнение конкретных задач, достижение KPI или просто в рамках поощрения за успешную работу.

В фонд оплаты труда обязательно включаются оплата сверхурочных часов и компенсации за работу в ночное время или в праздничные дни.

Важную часть фонда оплаты труда составляют налоги и социальные взносы в СФР, на социальное и медицинское страхование.

И последнее — выплаты за отпуска и больничные до 4 дня. Если больничный оформлен по уходу за членом семьи, все дни оплачивает СФР.

Что не входит в ФОТ

Командировочные расходы и суточные хотя и являются частью общих расходов на персонал, но не входят в фонд оплаты труда. Это компенсация затрат, связанных с выполнением служебных обязанностей за пределами обычного рабочего места.

Еще одна статья бюджета, не включаемая в ФОТ, — оплата корпоративных мероприятий, подарков и льгот, которые часто предлагаются сотрудникам как бонусы или часть корпоративной культуры. Такими подарками могут быть, например, билеты на мероприятия, праздничные подарки или даже скидки на продукцию компании. Это все помогает поддерживать мотивацию сотрудников и улучшать атмосферу в коллективе. Однако такие расходы не влияют на расчет ФОТ, так как они не имеют отношения к прямой оплате труда.

И третий пункт — нефинансовые бонусы. Например, компания может предоставить своим сотрудникам материальные бонусы: технику, абонементы в спортзал, скидки на услуги и товары. Всё это можно рассматривать как дополнительные формы мотивации, но эти поощрения не входят в расчет ФОТ. Они не являются денежными выплатами, которые компания направляет на оплату труда сотрудников.

Также в ФОТ не входят декретные — выплаты компенсируются из бюджета СФР.

При расчете бюджета компании часто путают такие понятия, как фонд оплаты труда и фонд заработной платы. Оба показателя отражают деньги, которые компания тратит на сотрудников. Однако различия между ними могут существенно повлиять на финансовые расчеты и стратегии бизнеса.

Основные различия в составе и расчете

Фонд оплаты труда — это более обширное понятие. Оно включает не только заработную плату сотрудников, но и все дополнительные расходы, связанные с трудовой деятельностью. Проще говоря, ФОТ — это полная сумма затрат, которую компания несет на оплату труда в целом, с учетом всех обязательных начислений. Именно этот показатель чаще всего используется для составления бюджета компании и оценки общей нагрузки на персонал.

Фонд заработной платы — только начисленная зарплата. Эту сумму работник видит в расчетном листе — оклад, ставки, премии. Это чистая зарплата, без учета всех расходов работодателя на сотрудника.

Когда использовать ФОТ, а когда ФЗП

Если ваша задача — планировать бюджет, составить смету на проект или оценить, сколько средств компания тратит на персонал, нужно ориентироваться на ФОТ. На его основе можно точно рассчитать в смете, сколько денег уйдет на сотрудников за определенный период.

В свою очередь, ФЗП применяется, когда необходимо рассчитать выплаты сотрудникам на руки. Если вы хотите понять, какую сумму получает сотрудник после всех вычетов, вам нужно работать именно с фондом заработной платы.

Для планирования размера фонда оплаты труда используются несколько подходов:

• Бюджетирование по подразделениям. Каждый отдел получает лимит расходов на оплату труда, исходя из штатного расписания и планируемой нагрузки.
• Анализ исторических данных. Смотрят, сколько реально было потрачено на ФОТ за предыдущие периоды, и на основе этого корректируют смету.
• Планирование с учетом премий и бонусов. Здесь учитываются все дополнительные выплаты при расчете бюджета.

Анализ ФОТ: доля в выручке, прибыль и зарплатоемкость

Ключевыми при анализе расходов на персонал являются следующие метрики, позволяющие оценить как финансовую нагрузку на бизнес, так и эффективность инвестиций в трудовые ресурсы:

• доля ФОТ в выручке показывает, какую часть дохода компания тратит на оплату труда
• зарплатоемкость — показатель, отражающий эффективность использования фонда оплаты труда
• влияние на прибыль — чрезмерный ФОТ может снизить прибыльность проекта, а слишком экономный ФОТ может демотивировать сотрудников

Оптимизация фонда оплаты труда помогает компаниям сократить расходы без потери эффективности и сохранить мотивацию сотрудников. Но важно подходить к этому грамотно, чтобы не навредить бизнесу и не демотивировать команду.

Существует несколько способов оптимизации ФОТ:

• аутсорсинг и передача функций сторонним компаниям — позволяют сократить постоянные затраты на штат и налоги
• мотивационные схемы — премии и бонусы, завязанные на KPI, помогают стимулировать сотрудников без увеличения фиксированного ФОТ
• налоговое планирование — корректное распределение выплат и использование льготных схем уменьшают нагрузку на фонд оплаты труда, не снижая заработок сотрудников

Риски перерасхода и чрезмерной экономии

Необоснованное увеличение или чрезмерное сокращение фонда оплаты труда несут в себе значительные скрытые издержки.

Риски перерасхода ведут к снижению общей рентабельности бизнеса и могут создать нездоровую атмосферу, когда вознаграждение теряет связь с реальным вкладом сотрудника.

Риски чрезмерной экономии выходят за рамки прямых затрат. Помимо демотивации и текучки, компания сталкивается с потерей ключевых специалистов, ослаблением внутренней экспертизы и ростом операционных ошибок. Стремление любой ценой снизить затраты часто толкает на оформление выплат в обход законодательства, что чревато серьезными проверками и репутационным ущербом.

Таким образом, оба сценария в конечном счете негативно сказываются на финансовых результатах и долгосрочной устойчивости компании.

Да, премии и разовые бонусы входят в фонд оплаты труда.

Если вы хотите посчитать ФОТ за месяц или рассчитать зарплатоемкость, обязательно включайте оплату всех дополнительных часов работы.

В ФОТ включаются только выплаты из средств работодателя. Больничные и декретные, выплачиваемые из бюджета Социального фонда России, в ФОТ не входят. Если работодатель выплачивает разницу до 100% зарплаты, то доплата включается в ФОТ.

При расчете ФОТ в смете учитываются налоги и социальные взносы, которые платит за сотрудников работодатель. Если вы хотите как посчитать налоги с ФОТ, ориентируйтесь на сумму всех начислений, включая обязательные налоги.

Информация актуальна на дату публикации материала или его последнего обновления. Материал носит информационный характер и не является публичной офертой.